Una vez ingresado el documento, se le asigna un número de seguimiento e inicia el trámite y el interesado puede decidir resolverlo el mismo o asignarlo a otras personas o áreas.

Creando un comprobante de asignación (volanta electrónica), en donde se especifica las instrucciones giradas, el tiempo limite deseado, prioridad, etc.

Las personas que reciben esta asignación electrónica pueden decidir, resolverla o asignarla a su vez a otras personas. Todos los participantes del proceso pueden ver la copia del documento digitalizado.

Si el documento que ingresó, esta en su mano resolverlo, lo único que tiene que hacer es generar una resolución. Y en cualquier momento podrá consultar sus respuestas.

Ejemplo: Usted recibe una invitación a una convención, y decide no asistir, entonces agrega una resolución al documento invitación, argumentando las causas por las que no podrá asistir, pasado el tiempo le preguntan por que no pudo asistir. Usted solo tendrá que consultar en Gestor 2004 las resoluciones hechas y podrá contestar con precisión y oportunidad.

Acuse de recibo en línea

Si usted cuenta con una red y el sistema Gestor 2004 en un ambiente cliente-servidor, podrá crear asignaciones que se reflejen en tiempo real en la correspondencia entrante de la persona o área a quien giró la asignación. Cuando la persona lo lee, de manera automática e inmediata genera el acuse de recibo, conservando la evidencia de quien realizó la recepción, además de la hora y la fecha.

Si desea asignar un documento a cualquier persona que no participe del sistema Gestor 2004, entonces podrá optar por imprimir el comprobante de asignación y la copia del documento, y envíarlo por fax, mensajero etc. O si el destinatario cuenta con un correo electrónico y usted tiene acceso a Internet, podrá envíarlo por este medio sin ningún problema.

Cuando asigna un documento, el destinatario que lo recibe en la red, podrá agregar una o varias resoluciones a esta asignación, conforme avanza el proceso de este trámite. Y si es un destinatario externo a la red de Gestor 2004, usted podrá ingresar las resoluciones que por escrito o cualquier otro medio le haga saber. De esta manera logra llevar cronológicamente todos los avances del trámite.

Gestor 2004 cuenta con diferentes consultas pre-configuradas para obtener información al instante como:

Doc. asignados pendientes de entrega
Doc. asignados recibidos
Doc. asignados resueltos
Doc. asignados que están pendientes y que están vencidos etc.

Consultas de lo que me asignaron:

Doc. que me asignaron pendientes de leer
Doc. que me asignaron pendientes de leer y vencidos
Doc. que me asignaron pendientes de resolver
Doc. que me asignaron resueltos